Platform31 kennis en netwerk organisatie voor stad land en regio - wonen social ruimte economie

"Je gaat het pas zien als je het door hebt"

Een verslag van de scrumworkshop op de competentiemiddag van YURPS

Mike Molkenboer-kk 

Mike Molkenboer
www.jongehonden.com 

11 mei 2016

Tijdens de competentiemiddag van YURPS gaf ik een workshop over de projectaanpak scrum. Na een spel en een korte theoretische uitleg gingen we aan de slag met opzetten van een echt project met scrum.

Scrum, wat?

Scrum is een aanpak om projecten mee te managen, met meer snelheid, flexibiliteit en energie. In plaats van te leunen op plannen, documentatie en vergaderstructuren, werk je met een toegewijd team in sprints naar het eindresultaat. Feedback van stakeholders en de omgeving gebruik je om je dienst of product aan te passen en beter te maken. Het voorkomt dat je een product of dienst aflevert dat op het eind niet naar wens is. Zo past scrum helemaal bij een snel veranderende wereld. Met scrum ontwikkel je namelijk een product of lever je een dienst die heel goed aansluit bij de wens of verwachtingen van de eindgebruiker, de opdrachtgever en de stakeholders. Steeds meer organisaties buiten de ICT passen scrum succesvol toe in projecten. Een tegenhanger van scrum is Prince2. Dit is een proces-gebaseerde projectaanpak waarin je vooraf plannen en risico’s uitdenkt en daar aan vast houdt. Ik licht de voordelen van scrum toe aan de hand van een fictief verhaal over een voetbalwedstrijd tussen de teams FC Prince II en Scrum United. Ik vergelijk de voetbalteams met de projectmethodes Prince2 en scrum. Soms leg ik de beeldspraak uit aan de hand van een voorbeeld.

Prince2 versus Scrum

‘’Je gaat het pas zien als je het door hebt.’’ Aldus Molkenboer tegen zijn collega trainer na de wedstrijd van FC Prince II tegen Scrum United. De stand is dan inmiddels al 0-3. Met slechts een jaar trainingservaring presteert de club uit Utrecht ruim boven verwachting en laat gelouterde clubs als FC Prince II onder zich in de competitie. ‘’FC Prince II kan zich simpelweg minder goed aanpassen als zich onverwachte omstandigheden voordoen. Daardoor halen ze minder punten.’’


Feedback momenten na elke sprint

Het geheim van de 0-3 eindstand komt volgens Molkenboer door de feedbackmomenten. ‘’Na lang aandringen bij de KNVB heb ik het voor elkaar gekregen om de wedstrijd vier keer stil te leggen.’’ In scrum heet een periode tot aan zo’n feedbackmoment een’’sprint’. ‘’De wedstrijd lijkt langer te duren, maar dat is niet waar. Er is namelijk geen blessuretijd of verlenging nodig’’.
Tijdens de korte pauzes bespreekt het team de prestaties en legt ze voor aan het bestuur, de aandeelhouders en de fans. Zij mogen feedback en tips geven op het spel van de ploeg. Dit feedbackmoment heet in scrum, ‘de review’. In de review leg je de gemaakte producten voor aan eindgebruikers en stakeholders. ‘’Uiteindelijk bepaal ik als trainer welke aanpassingen we in de wedstrijd ook echt doorvoeren.’’ Met de trainer wordt in werkelijkheid de rol van ‘’product owner’’ in scrum bedoeld. De product owner vertaalt de wensen van stakeholders in het project en hakt knopen door.

scrum-k

Terugblikken op teamsamenwerking

Ook kunnen spelers van schoeisel wisselen als de weersomstandigheden veranderen en bespreken ze in de pauze de samenwerking. Na elke sprint blik je terug op de teamsamenwerking tijdens ’de retrospective’. De assistent-trainer begeleidt de kwaliteit van dit proces. De assistent-trainer wordt in scrum de ‘scrum master’ genoemd. Na deze feedbackronde gaat de wedstrijd weer verder. ‘’Je ziet bij FC Prince II wat er gebeurt als je de pauzes niet benut. Dan verlies je zo met 0-3. Simpel voetballen is het moeilijkste wat er is.’’

Uitspreken van verwachtingen

Aan het eind van elke pauze spreken de teamleden af wat ze van elkaar verwachten in de komende 10 minuten (de volgende sprint). De assistent-trainer (scrum master) schrijft de verwachtingen met een dikke stift in zinnen met een voltooid deelwoord op. ‘’Op deze manier kan er geen misverstand bestaan over wie de spits oppakt onder welke voorwaarden.’’ De verwachtingen en voorwaarden van projecttaken staan bij scrum in de ‘definition of done.’ Bijvoorbeeld hoe veel voorstellen een notitie bevat en hoe groot de notitie maximaal mag zijn. Een belangrijk onderdeel, want in projecten wordt hier vaak niet goed bij stil gestaan.

Update door stand up

Ook de oortjes die de spelers van Scrum United met elkaar verbinden tijdens de wedstrijd zijn opvallend en dragen bij aan het goede spel. Tijdens de wedstrijd geven de spelers aan welke acties zij al voltooid hebben, wat ze nog van plan zijn en waar ze ondersteuning uit welke linies nodig hebben. Zo is iedereen in het veld altijd op de hoogte. Met deze beeldspraak wordt de dagelijkse ‘stand-up’ uit scrum bedoeld. De stand-up vindt dagelijks plaats in een scrumteam. Langzaam nemen meer clubs in de league de ‘scrum’ speelwijze over. ‘’In principe is goed gejat, beter dan slecht bedacht. Dus dat juich ik alleen maar toe ’’, aldus Molkenboer.

Vraag feedback aan de eindgebruiker

Op 10 november 2015 nam ik een groep enthousiaste professionals van YURPS mee in deze manier van “spelen”. Ik probeerde op deze middag een vertaling te maken van het spelen van een voetbalwedstrijd naar werkgerelateerde situaties. Eigenlijk kun je een voetbalteam vergelijken met een projectteam. Veel situaties komen overeen. Het belangrijkste is om in je werk feedbackmomenten in te bouwen met de mensen waaraan of waarvoor je iets maakt. Zo ontwikkel je een product of lever je een dienst waar een eindgebruiker, burger of opdrachtgever echt op zit te wachten. Lange tijd vasthouden aan vooraf gemaakte projectplannen en een vooraf bepaalde tactiek is niet slim. ‘’Kijk, in principe is degene die aan het eind van het seizoen bovenaan staat de terechte kampioen. Dat Scrum United bovenaan staat, dat zegt toch genoeg?’’

Meer weten?

JongeHonden werkt samen met Scrum Company en bundelt de krachten. Scrum Company traint scrum bij opdrachtgevers en wij werken mee in scrumteams als teamlid of als scrum master. Wil je meer weten over de voordelen van scrum? Denk je dat er winst valt te behalen met scrum in jouw project? Of heb je zin om over verschillende projectmatige tactieken door te praten? Neem contact met mij op via mike@jongehonden.com. Ik deel graag mijn ervaringen en denk mee over wat scrum wellicht voor jou kan betekenen. Maar da’s logisch.

Kijktip: Scrum in minder dan 5 minuten


Contact

Suzanne Bleijenberg

Suzanne Bleijenberg

Junior projectleider

06 23 01 27 93

Aanmelden YURPS netwerk

  • Je wilt graag van elkaar leren en jezelf ontwikkelen;
  • Je bent onder de 35 jaar;
  • Je bent werkzaam bij een partner van Platform31.

Aanmelden is heel makkelijk. Stuur een mail met je naam en werkgever naar YURPS@platform31.nl o.v.v. ‘aanmelden YURPS’.